تنظیم ساعت در دستگاه‌های حضور و غیاب و سیستم‌های وابسته از اهمیت بالایی برخوردار است تا از صحت داده‌ها و عملکرد صحیح دستگاه‌ها اطمینان حاصل شود. این تنظیمات می‌تواند به‌صورت دستی، از طریق نرم‌افزارهای مدیریتی یا به‌صورت خودکار از طریق همگام‌سازی با سرورهای زمانی انجام شود. انتخاب بهترین روش بستگی به نوع دستگاه و نیازهای سازمان دارد. در اینجا، دو روش اصلی: اتوماتیک و دستی را بررسی می‌کنیم.

روش اتوماتیک تنظیم ساعت دستگاه حضور و غیاب
روش اتوماتیک تنظیم زمان، یک رویکرد پیشرفته است که در دستگاه‌های جدید با قابلیت اتصال به اینترنت یا شبکه داخلی استفاده می‌شود. این دستگاه‌ها زمان را از سرورهای جهانی (NTP) یا سرورهای سازمان دریافت می‌کنند. به‌دلیل دقت بالا، همگام‌سازی خودکار و عدم نیاز به دخالت مداوم کاربر، این روش برای سازمان‌های بزرگ یا محیط‌هایی که به هماهنگی چندین دستگاه نیاز دارند، بسیار مناسب است. از سوی دیگر، وابستگی به اتصال پایدار شبکه و هزینه بیشتر دستگاه‌های مجهز به این فناوری می‌تواند محدودیت‌هایی ایجاد کند، ولی مزایای آن مانند پایداری و صرفه‌جویی در زمان بسیار برجسته است.

روش دستی تنظیم ساعت دستگاه حضور و غیاب
در روش دستی، کاربر از دکمه‌ها یا منوی دستگاه برای وارد کردن زمان و تاریخ استفاده می‌کند. این روش ساده و رایج است و نیازی به تجهیزات اضافی مانند اینترنت یا نرم‌افزار ندارد. بنابراین، برای دستگاه‌های ساده یا محیط‌های کوچک مناسب است و کاربر می‌تواند کنترل کاملی بر تنظیمات داشته باشد. با این حال، احتمال بروز خطای انسانی در وارد کردن اطلاعات وجود دارد، و در صورت زیاد بودن تعداد دستگاه‌ها، فرآیند تنظیم هر دستگاه به‌طور جداگانه زمان‌بر خواهد بود. علاوه بر این، قطع برق یا مشکلات باتری ممکن است باعث نیاز به تنظیم مجدد شود.

مراحل تنظیم ساعت دستگاه حضور و غیاب
در این بخش، یک راهنمای گام به گام ارائه می‌دهیم که برای تنظیم ساعت و تاریخ دستگاه حضور و غیاب طراحی شده است. این مراحل را دقیقاً دنبال کنید:

1. ورود به منوی دستگاه
   برای شروع، کلید OK را فشار داده و نگه دارید تا وارد منوی اصلی شوید. اگر دستگاه شما نیاز به تأیید مدیر (مثلاً رمز عبور یا اثر انگشت) برای ورود به منو دارد، ابتدا این تأیید را انجام دهید.

2. دسترسی به تنظیمات زمان
   بعد از ورود به منو، با استفاده از کلید فلش راست (>) به گزینه «سیستم» بروید. سپس با فشار دادن کلید OK وارد زیرمنوی سیستم شوید. در این بخش، گزینه «زمان» را پیدا کرده و کلید OK را فشار دهید تا وارد تنظیمات مربوطه شوید.

3. تنظیم تاریخ دستگاه
   در صفحه نمایش داده شده، سطر اول به تنظیم تاریخ اختصاص دارد. با فشردن کلید OK وارد حالت ویرایش شوید. سپس با استفاده از کلیدهای فلش بالا و پایین، تاریخ دقیق را تنظیم کنید (روز، ماه و سال). پس از انجام تنظیمات، کلید OK را مجدداً برای تأیید فشار دهید.

4. تنظیم ساعت دستگاه
   در سطر دوم که مربوط به تنظیم زمان است، کلید OK را بزنید تا وارد تنظیمات ساعت شوید. با استفاده از کلیدهای فلش بالا و پایین، ساعت و دقیقه را تنظیم کنید. در پایان، برای ذخیره تغییرات کلید OK را دوباره فشار دهید.

5. انتخاب فرمت 24 ساعته
   در سطر سوم، شما می‌توانید فرمت ساعت را به صورت 24 ساعته یا فرمت‌های دیگر تنظیم کنید. با فشردن کلید OK و استفاده از فلش‌ها، گزینه دلخواه خود را انتخاب کرده و تأیید کنید.

6. تغییر فرمت نمایش تاریخ
   در سطر چهارم، فرمت نمایش تاریخ (مثلاً YYYY-MM-DD) قابل تغییر است. کلید OK را فشار داده، با استفاده از فلش‌ها فرمت دلخواه را انتخاب کرده و تأیید کنید.

7. انتخاب نوع تقویم
   در سطر آخر، نوع تقویم را می‌توانید انتخاب کنید. برای تنظیم در ایران، تقویم خورشیدی را انتخاب کنید. با فشردن کلید OK و استفاده از فلش‌ها این تنظیمات را انجام داده و تأیید کنید.

روش‌های پیشرفته برای تنظیم ساعت دستگاه حضور و غیاب
دستگاه‌های جدیدتر، امکانات پیشرفته‌تری برای تنظیم ساعت دارند. به‌طور مثال، برخی از این دستگاه‌ها قابلیت اتصال به اینترنت و همگام‌سازی خودکار با سرورهای جهانی زمان (NTP Servers) را دارند. این ویژگی به‌ویژه در محیط‌هایی که نیاز به دقت بسیار بالایی دارند، مانند بیمارستان‌ها و مراکز تحقیقاتی، بسیار کاربردی است.
علاوه بر این، اگر دستگاه به یک شبکه داخلی متصل باشد، می‌توان از سرور مرکزی سازمان برای تنظیم خودکار زمان استفاده کرد. این روش نه تنها فرآیند تنظیم را ساده‌تر می‌کند بلکه از ناهماهنگی بین دستگاه‌های مختلف نیز جلوگیری می‌کند.